GDPR

GDPR – ScanPeople's privatlivspolitik

1.0 Kunder og samarbejdspartnere.

Persondataforordningen i henhold til GDPR (EU 2016/679).
ScanPeople ApS behandler og arkiverer kun almindelige persondata og kun, hvis disse data har et formål i forbindelse med en handel, en forespørgsel eller rådgivning.

ScanPeople ApS hverken behandler eller arkiverer personfølsomme data i den særlige kategori.
ScanPeople ApS arkiverer almindelige persondata i 5 år, hvorefter de bliver slettet. Persondata, som ikke længere bruges, slettes. Persondata, som ikke er korrekte, bliver rettet.

Alle har ret til at få oplyst, hvilke personlige data ScanPeople ApS har arkiveret. Alle har også ret til at få rettet sine persondata og endda få egne persondata slettet hos ScanPeople ApS, medmindre det strider imod ScanPeople ApS legitime interesse eller retlige forpligtelse i henhold til EU 2016/679 artikel 6.

Alle har ret til at klage til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk, såfremt ScanPeople ApS ikke lever op til sin oplysningspligt inden for 30 dage.

De persondata, som vi har registreret er:

  • Firmaadresse.
  • E-mail.
  • Stillingsbetegnelse.
  • Navn.
  • Mobiltelefonnummer.
  • Arbejdstelefonnummer.

2.0 Jobsøgere og vikarer.

Vi lægger stor vægt på at behandle dine data på en sikker og fortrolig måde. Det er vores mål og hensigt at give dig størst mulig indsigt i, hvorledes vi behandler dine data.

Når du søger job gennem ScanPeople ApS og opretter dig i vores emnebank og CV-database, skal du give os din tilladelse. Vi kalder dette for ”Samtykke.” Samtykkeerklæringen fastlægger, at du frivilligt har givet tilladelse til, at vi må behandle dine data. Du kan læse, hvordan vi gør dette i samtykkeerklæringen.

Skulle du opleve, at der er fejl i vores behandling, skal du kontakte os, så vi kan få det rettet. Er du i tvivl, eller skulle du have spørgsmål, er du også altid velkommen til at kontakte os.

3.0 Definition af behandle.

Ved behandling af data mener vi følgende:

  1. Registrere.
    a. Data oprettes i vores IT-system.
  2. Behandle.
    a. Vi retter og tilføjer i data i vores IT-system.
    b. Vi søger i dine data.
    c. Vi sender bekræftelser til kunder, som indeholder dele af dine data.
    d. Vi printer dele af dine data.
    e. Vi overfører dele af dine data til vores løn- og økonomisystem.
    f. Vi anvender dele af dine data til statistik og andre rapporter.
  3. Opbevare.
    a. Vi gemmer dine data i vores system og evt. på papir
    b. Vi gemmer dine data i vores backupsystemer

4.0 Formål.

Du ejer retten til dine data, og du skal give os tilladelse, og dermed ret til at behandle dine data. Det gør du ved at godkende samtykkeerklæringen.

Formålet med at behandle dine data er, at vi kan finde job og vikariater, der passer til dine krav, ønsker og kvalifikationer. Yderligere skal vi kunne beregne og udbetale løn til dig, når du sendes ud for at arbejde hos vores kunder.

Vores behandling af dine data tjener således dette formål, og vi behandler kun data som er relevante og tilstrækkelige i forhold til dette formål.

5.0 Typer af data.

Afhængigt af jobs og vikariater behandler vi følgende typer af data i vores systemer

  1. Almindelige data.
    a. Navn, adresse, telefonnummer, e-mail osv..
  2. Fortrolige data.
    a. CPR-nummer, løn- og økonomiforhold, skatteforhold, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, sociale forhold, strafbare forhold som straffe- og børneattester osv..
  3. Følsomme data.
    a. Fagforening, evt. helbredsmæssige forhold.
  4. Evt..

6.0 Hvor længe gemmer vi data?

Vi gemmer som udgangspunkt dine data så længe, som du giver os ret til.
Dvs. når du giver os dit samtykke, så gemmes dine data indtil du selv ønsker at trække dit samtykke tilbage.
Dine data vil således løbende indgå i vores søgninger efter mulige kandidater til job og vikariater hos vores kunder.

Skulle det ikke lykkedes os at finde og tilbyde dig forskellige jobmuligheder, vil vi på et tidspunkt kontakte dig med henblik på at fastlægge, om du fortsat ønsker, at vi behandler dine data i vores system.

Hvis det lykkes at finde et vikariat eller fast job, som du accepterer, vil der bl.a. blive dannet lønlinjer, som en del af dine data, og vi vil dermed skulle gemme dine data som dokumentation i minimum 5 år efter sidste job/vagt.

Når vi ikke længere har behov for at gemme dine data, eller du selv aktivt har ønsket at blive fjernet fra systemet, gennemføres en af nedenstående handlinger:

  1. Hvis du ikke har haft jobs/vagter hos os, så slettes alle dine data i systemet, og du vil for altid være glemt i vores system.
  2. Hvis du har haft jobs/vagter, vil vi som minimum gemme dine data i 5 år. Herefter vil vi, hvis/når du ønsker det, anonymisere dig i systemet. Dette betyder, at vi sletter alle dine data, og du bliver anonymiseret med et nyt vilkårligt nummer. Herefter vil du for altid være glemt i vores system.

7.0 Dine rettigheder.

Det er vigtigt, at du kender dine rettigheder mht. dine data i vores system. Nedenfor kan du læse om dine rettigheder:

7.1 Ret til indsigt.
Du har altid ret til at få oplyst, hvilke data vi registrerer og behandler om dig. Du skal blot rette henvendelse til os. Herefter giver vi dig mulighed for at se alle de registreringer, som vi har oprettet i vores system omkring dig.

7.2 Ret til at blive glemt.
Du har altid ret til at tilbagetrække dit samtykke og således blive slettet eller anonymiseret i vores system. Du skal blot rette henvendelse til os, så undersøger vi, om du kan slettes eller anonymiseres. Herefter igangsætter vi processen med henblik på at slette eller anonymisere dig i vores system.

7.3 Ret til at få berigtiget dine data.
Skulle det vise sig, at vi har registreret fejlagtige oplysninger om dig, har du altid ret til at få disse rettet eller slettet. Dette gør du ved at rette henvendelse til os, så sørger vi for, at data bliver rettet.

7.4 Ret til at få en kopi af dine data.
Hvis du ønsker det, kan du få en fil med alle dine stamdata fra vores system til evt. videreformidling. Du skal kontakte os, så sørger vi for, at du kan downloade en fil med dine data via vores webinterface.

8.0 Hvem behandler dine data?

Vores ansatte og IT-databehandlere har adgang til dine data og er derfor pålagt fortrolighedsklausuler. Vores ansatte og IT-databehandlere kan som udgangspunkt se alle dine data i vores system.

Når du accepterer et job eller et vikariat, sender vi nogle af dine data videre til vores kunder. Dette gør vi for, at kunden kan se, hvem du er og dermed genkende dig, når du møder på jobbet. De data som vi sender videre til en kunde i forbindelse med et job eller et vikariat er følgende:

  1. Fornavn, køn og evt. billede.
  2. Evt. efternavn.
  3. Evt. din adresse.
  4. Evt. din alder.
  5. Evt. dine kvalifikationer, cv og ansøgning.

Når du har arbejdet for os, og dermed er berettiget til løn, vil vi naturligvis overføre relevante data til vores lønsystem og dermed også sende dele af dine data til SKAT og andre myndigheder. Dette er påbudt i loven og kræver således ikke dit samtykke.

8.1 Videregivelse af dine data.
Vi videregiver aldrig dine data til andre personer, virksomheder, myndigheder eller systemer end, hvad der er beskrevet i denne samtykkeerklæring. Skulle situationen opstå, hvor det er nødvendigt at videregive dine data, vil du altid blive orienteret.

9.0 Data.

Dine data bliver gemt i vores IT-system, som hostes på servere placeret i Danmark. Dine data vil således altid være i Danmark, og regler for behandling vil derfor også være underlagt dansk lov.

9.1 Backup.
Vi tager løbende backup af alle dine data og gemmer disse. Skulle vores driftssystem således bryde sammen, har vi altid en kopi af dine data, der maks. er 24 timer gammel.

10.0 Samtykkeerklæring.

Der tages forbehold for, at samtykkeerklæring kan ændres.
Skulle vi ændre, hvorledes vi behandler dine data, eller hvis vi i øvrigt opdaterer denne samtykkeerklæring, vil du altid blive afkrævet et nyt samtykke, og herunder har du altid ret til at afvise dette og dermed blive slettet eller anonymiseret i vores system. Vores samtykkeerklæring er versionsstyret, og du kan altid se, hvilken version du har godkendt og hvornår.

11.0 Kontakt.

Har du spørgsmål til GDPR eller vores system, PeopleTrust, er du altid velkommen til at kontakte os.
Kontakt i så fald Data Protection Coordinators Cheyenne Lundin eller Clara Sofie Hilstrøm på tlf. 43 31 00 71 eller på e-mail: info@scanpeople.dk